Du texte bien rangé à la page bien composée

Montrer ce qui ne s'imprime pas

Le bouton Accueil › Paragraphe › Afficher tout (¶) affiche les caractères non imprimables. Ils ne sortent jamais sur le papier, mais ils disent tout de la façon dont un document est construit :

Symbole	Ce que c'est
¶	une fin de paragraphe (Entrée)
·	une espace
→	une tabulation (Tab)
°	une espace insécable
↵	un retour à la ligne sans nouveau paragraphe (Maj+Entrée)
····Saut de page····	un saut de page, ou de section

Deux ¶ à la suite : une ligne vide. Deux points entre deux mots : une espace en trop.

Remplacer, partout d'un coup

Accueil › Modification › Remplacer (Ctrl+H). Le bouton Plus >> ouvre les options :

• Respecter la casse : « datashop » ne trouvera plus « Datashop » ;
• Spécial : les caractères invisibles. ^p est une marque de paragraphe, ^t une tabulation. Rechercher ^p^p et remplacer par ^p supprime les lignes vides ;
• Format : chercher une mise en forme plutôt qu'un mot, par exemple tout le texte en rouge, et la remplacer par un style.

Les retraits

Le retrait décale un paragraphe par rapport à la marge : à gauche (tout le paragraphe), de première ligne (l'alinéa), ou suspendu (toutes les lignes sauf la première, comme dans une liste). Les petits triangles de la règle les règlent à la souris ; la boîte Paragraphe au millimètre.

Les tabulations à points de suite

Les contacts des magasins sont alignés avec des points tapés à la main : ils ne tombent jamais juste, et se décalent au moindre changement. Une tabulation fait mieux :

1. Remplace les points de chaque ligne par une seule tabulation (Tab) : « Magasin Lille Centre → 03 20 00 00 01 ».
2. Sélectionne les lignes, puis Accueil › Paragraphe (lanceur) › Tabulations.
3. Position 16 cm, alignement Droite, points de suite 2 (la ligne de points), puis Définir et OK.

Le numéro se colle contre la marge de droite et les points remplissent l'espace, quelle que soit la longueur du nom.

Bordures et trame

La citation de la directrice mérite un encadré. Accueil › Bordures › Bordure et trame : onglet Bordures, un cadre fin bleu Datashop ; onglet Trame de fond, la couleur Brume F4F6FB. Appliquer à : Paragraphe encadre tout le bloc ; Texte n'encadrerait que les mots, ligne par ligne.

Effets de texte et espacement des caractères

Accueil › Effets de texte et typographie ajoute ombre, contour, lumière ou reflet. À doser avec soin : un rapport n'est pas une affiche. Plus utile, l'espacement des caractères : dans la boîte Accueil › Police (lanceur), onglet Paramètres avancés, Espacement : Étendu de 2 pt aère un titre en capitales, comme « RAPPORT D'ACTIVITÉ » sur la couverture.

« Trois enseignements » se lira mieux en deux colonnes, comme un article de journal. Mise en page › Colonnes : Deux. Mais attention à ce que tu sélectionnes d'abord :

• rien de sélectionné : les colonnes s'appliquent à toute la section… c'est-à-dire, ici, à tout le rapport ;
• une sélection (des trois sous-parties, sans le titre « Trois enseignements ») : seule la sélection passe en colonnes.

Affiche ¶ : Word a posé tout seul un saut de section (continu) avant et après ta sélection. Une section est une partie du document qui peut avoir sa propre mise en page : colonnes, orientation, en-têtes, numérotation. « Continu » veut dire que la nouvelle section commence sur la même page. Tu viens de créer tes premières sections sans le savoir ; en séance 5, tu t'en serviras pour numéroter les pages. (Les sauts de section dépassent le programme du niveau 1 : ils sont au cœur de la demande de la directrice.)

Mise en page › Colonnes › Autres colonnes règle le nombre de colonnes, leur largeur et la ligne séparatrice. Pour forcer la suite à passer en haut de la colonne suivante : Mise en page › Sauts de page › Colonne (Ctrl+Maj+Entrée).

Marges et orientation

Mise en page › Marges propose des marges toutes prêtes (Normales : 2,5 cm) et Marges personnalisées. Pour le rapport : 2 cm partout, Appliquer à : À tout le document — sinon Word ne change que la section du curseur, et tu en as maintenant plusieurs. Mise en page › Orientation passe en portrait ou en paysage : la séance 5 te montrera comment n'en tourner qu'une partie.

Saut de page

Insertion › Saut de page, ou Ctrl+Entrée : la suite commence en haut de la page suivante. C'est ce qui sépare ta couverture du sommaire, et le sommaire du rapport.

Coupure des mots, veuves et orphelines

Un texte justifié laisse parfois de grands blancs entre les mots. Mise en page › Coupure de mots Automatique coupe les mots longs en fin de ligne, et les blancs disparaissent.

Une veuve est la dernière ligne d'un paragraphe, seule en haut de la page suivante ; une orpheline, la première ligne, seule en bas de page. Accueil › Paragraphe (lanceur) › Enchaînements, case Éviter veuves et orphelines, cochée par défaut, les interdit. Et les styles de titre ont l'option Paragraphes solidaires : un titre ne reste jamais seul en bas d'une page… à condition d'être un vrai titre.

La bordure de page

Conception › Bordures de page encadre la page. Pour la seule couverture : Appliquer à : Cette section – Première page uniquement.

Le chiffre d'affaires mois par mois est dans un classeur Excel, datashop-ca-mensuel.xlsx. Copie le tableau dans Excel (Ctrl+C), puis, dans Word, Accueil › Coller › Collage spécial. Selon le format choisi, le résultat change du tout au tout :

Format choisi	Ce que tu obtiens
Texte sans mise en forme	du texte, colonnes séparées par des tabulations : plus aucune couleur
Texte mis en forme (RTF)	un tableau Word, que tu modifies comme les autres
Objet Feuille Microsoft Excel	un morceau d'Excel dans Word : un double clic rouvre Excel pour le modifier
Image	une photo du tableau : plus rien ne se modifie

En haut de la boîte, Coller avec liaison : le tableau reste relié au classeur. Si quelqu'un corrige un chiffre dans Excel, Word se met à jour (clic droit › Mettre à jour la liaison). Pratique pour un rapport qu'on refait chaque mois… à condition d'envoyer aussi le classeur : chez quelqu'un qui ne l'a pas, la liaison ne peut plus se mettre à jour.

Les petites icônes Options de collage, qui apparaissent après un Ctrl+V, proposent les mêmes choix en plus court : conserver la mise en forme source, fusionner, image, conserver uniquement le texte.

Camille Roy a relu ta version et te l'a renvoyée : datashop-rapport-etape2.docx. Elle a travaillé avec le suivi des modifications activé (Révision › Suivi des modifications, ou Ctrl+Maj+E) : chaque ajout est souligné en couleur, chaque suppression barrée, et ses remarques sont des commentaires dans la marge.

Lire la relecture

Révision › Affichage pour la révision choisit ce que tu vois : Toutes les marques (pour travailler), Marques simples, Aucune marque (le texte comme si tout était accepté) ou Original. Attention : « Aucune marque » cache les modifications, il ne les accepte pas. Le document les contient toujours.

Décider, une modification à la fois

Révision › Accepter et Refuser, avec Précédente et Suivante pour passer de l'une à l'autre. La consigne de la directrice : accepte toutes ses modifications, sauf la suppression de la phrase sur les remboursements, que tu refuses. Un rapport honnête garde ses mauvais chiffres.

Les commentaires

Lis chaque commentaire, fais ce qu'il demande, puis Résoudre ou réponds. Avant la version finale, Révision › Supprimer › Supprimer tous les commentaires du document : un commentaire oublié part chez le client.

Le PDF

Fichier › Exporter › Créer un document PDF/XPS. Le PDF fige la mise en page et embarque les polices : ta directrice, un client, un téléphone le verront exactement comme toi. Deux options à connaître :

• Créer des signets à partir des titres : tes Titre 1 et Titre 2 deviennent le sommaire cliquable du PDF. Encore un cadeau des styles ;
• Pages : tout le document, ou seulement quelques pages.

Le .docx reste à côté, intact : c'est lui que tu modifieras demain. Et on ne « convertit » jamais en renommant l'extension : un .docx renommé en .pdf ne s'ouvre plus.

Préparer une impression

Fichier › Imprimer (Ctrl+P), puis, de haut en bas : l'imprimante, Pages (par exemple 2-4), recto verso, Assemblées pour plusieurs exemplaires, l'orientation, le format A4, les marges, le nombre de pages par feuille. L'aperçu à droite se met à jour à chaque réglage. Pour dix exemplaires, imprime d'abord une seule page : une erreur coûte moins cher.

Trois questions sur toute la séance, au niveau de la certification TOSA. Réponds sans revenir en arrière.