Ton premier jour sur le rapport de Datashop

Ce module est construit sur cette mission. À chaque séance, ton rapport avance d'une étape ; à la fin, tu as un document de dix pages environ, avec page de garde, sommaire automatique, tableaux, organigramme, en-têtes et numéros de page, et 29 lettres personnalisées. C'est exactement ce qu'on attend de quelqu'un qui « maîtrise Word » dans une entreprise.

Lancer Word

Sur un PC, le plus rapide : la touche ⊞ Windows, tu tapes Word, puis Entrée. Sur Mac, le Dock ou le Launchpad. Word s'ouvre sur son écran d'accueil : Document vierge, les fichiers récents, et Ouvrir.

Ouvrir les notes de la directrice

Télécharge datashop-rapport-brut.docx dans un dossier à toi, par exemple Datashop-Word. Ouvre-le par un double clic, ou dans Word par Fichier › Ouvrir (Ctrl+O). Un fichier venu d'Internet s'ouvre en mode protégé : une barre jaune annonce que la modification est désactivée. Clique sur Activer la modification : c'est une protection, pas une panne.

De haut en bas, l'écran de Word se lit toujours de la même façon :

Zone	Ce qu'on y trouve
La barre de titre	le nom du fichier, l'enregistrement automatique (fichiers sur OneDrive), ton compte
La barre d'accès rapide	quelques icônes toujours visibles : Enregistrer, Annuler, Rétablir — et celles que tu y ajoutes
Le ruban	les commandes, rangées en onglets, puis en groupes (Police, Paragraphe, Styles…). Le petit lanceur ↘ en bas d'un groupe ouvre la boîte de dialogue complète
Le document	la page, la règle (Affichage › Règle), le curseur qui clignote
La barre d'état	en bas : « Page 2 sur 6 », le nombre de mots, la langue, les modes d'affichage et le zoom

Les onglets, et ce qu'ils rangent

Onglet	Ce que tu y feras pour le rapport
Fichier	enregistrer, imprimer, exporter en PDF, les options
Accueil	la police, les paragraphes, les styles, rechercher et remplacer
Insertion	page de garde, tableau, images, formes, SmartArt, en-tête, numéro de page
Conception	le thème, les couleurs du document, les bordures de page
Mise en page	les marges, l'orientation, les colonnes, les sauts
Références	le sommaire, les notes de bas de page, les légendes
Publipostage	les courriers personnalisés en série (le bonus)
Révision	l'orthographe, les statistiques, les commentaires, le suivi des modifications
Affichage	les modes d'affichage, le volet de navigation, le zoom, deux documents côte à côte

D'autres onglets n'apparaissent que lorsque tu sélectionnes un objet : Création de tableau et Disposition du tableau dans un tableau, Format de l'image sur une image. Ce sont les onglets contextuels : si tu ne les trouves pas, clique d'abord sur l'objet.

Le ruban a disparu ? Ctrl+F1 le replie et le rouvre. Et la barre d'accès rapide se personnalise par sa petite flèche : ajoute-y Aperçu et impression, tu t'en serviras souvent.

Le fichier téléchargé, c'est la matière première de la directrice. Ton rapport, lui, doit être un fichier à toi, avec ton nom. La première fois, on fait donc Fichier › Enregistrer sous (ou F12) : tu choisis le dossier, le nom et le type.

Réglage	Pour ton rapport
Dossier	Datashop-Word
Nom	NOM_Prenom_rapport_Datashop — sans espace ni accent, il voyage sans encombre par mail
Type	Document Word (*.docx), le format de travail

Ensuite, le fichier a un nom : Ctrl+S le réenregistre au même endroit, sans rien demander. Prends le réflexe toutes les dix minutes, et avant toute manipulation risquée.

Les formats que tu croiseras

Extension	Ce que c'est
.docx	le document Word, modifiable — celui qu'on garde
.pdf	la version figée, qui s'affiche partout pareil — celle qu'on envoie (séance 4)
.dotx	un modèle : chaque ouverture crée un nouveau document
.doc	l'ancien format, d'avant 2007 : à convertir, le correcteur des ateliers ne le lit pas

Avant de mettre en forme, il faut sélectionner. Quelques gestes suffisent :

Pour sélectionner	Le geste
un mot	double clic dessus
un paragraphe	triple clic dedans
une ligne	un clic dans la marge de gauche, face à la ligne (le pointeur devient une flèche)
de là à là	clic au début, puis Maj + clic à la fin
tout le document	Ctrl+A

Couper, copier, coller

Ctrl+C copie, Ctrl+X coupe, Ctrl+V colle à l'endroit du curseur. Couper puis coller, c'est déplacer : le texte quitte sa place d'origine. Le Presse-papiers (Accueil › Presse-papiers, le lanceur ↘) garde les 24 derniers éléments copiés.

Reconnaître une vraie liste

Dans les notes de la directrice, les engagements 2027 commencent par des tirets tapés au clavier. Une vraie liste (Accueil › Puces, ou Numérotation) se reconnaît à trois signes : la puce ne se sélectionne pas avec le texte, la deuxième ligne d'un élément revient sous le texte et non sous la puce, et Word ajoute tout seul la puce suivante quand tu appuies sur Entrée. Tu transformeras ces tirets en liste en séance 3.

Le groupe Accueil › Police rassemble tout ce qui touche aux caractères : on sélectionne, puis on clique.

Réglage	Bouton	Raccourci (Word en français)
Gras	G	Ctrl+G
Italique	I	Ctrl+I
Souligné	S	Ctrl+U
Agrandir / réduire la taille	A▲ / A▼	Ctrl+Maj+> / Ctrl+<
Changer la casse	Aa	Maj+F3

Attention, Word en anglais met en gras par Ctrl+B : en français, c'est Ctrl+G. Sur Mac, ⌘ Cmd remplace Ctrl.

La police et la taille

Pour un rapport, une police sans empattement et lisible (Aptos, la police de Microsoft 365, ou Calibri), en 11 points pour le texte. Une seule police dans tout le document, deux au plus : une pour les titres, une pour le texte.

La couleur, et celle de Datashop

Accueil › Police › Couleur de police propose les couleurs du thème. Pour le bleu de la charte Datashop, choisis Autres couleurs, onglet Personnalisées, et tape le code hexadécimal 3B5BFD. Le texte courant reste en noir ou en encre (0B1220) : la couleur sert à signaler, pas à décorer.

Souligner, avec modération

À l'écran, un texte souligné ressemble à un lien. Dans un rapport, on met en valeur par le gras ou par un style de titre (séance 2), rarement par le soulignement.

Changer la casse sans retaper

La directrice a tapé une phrase en CAPITALES. Sélectionne-la, puis Maj+F3 : chaque appui fait défiler minuscules, MAJUSCULES et Majuscule en début de phrase. Le bouton Modifier la casse (Aa) propose les mêmes choix dans un menu.

La page de garde est la première chose que la directrice verra. Deux méthodes existent.

La méthode express : la galerie

Insertion › Page de garde propose des couvertures toutes prêtes, avec des zones à remplir ([Titre du document], [Date]…). Word la place toujours en tête du document, où que soit le curseur, et la même commande permet de la supprimer. Pratique, mais aux couleurs de Microsoft, pas de Datashop. (La galerie n'est pas au programme du niveau 1 : à connaître, sans plus.)

La méthode du rapport : la construire toi-même

1. Le titre. Place le curseur tout en haut. Les quatre premières lignes des notes deviennent ta couverture : « Rapport d'activité 2026 » en 28 points, bleu Datashop, puis le sous-titre.
2. Le logo. Insertion › Images › Cet appareil, choisis datashop-logo.png. Réduis-le en tirant une poignée d'angle : les poignées du milieu des côtés déforment l'image.
3. Le bandeau. Insertion › Formes, un rectangle tracé sur toute la largeur, en haut. Remplissage bleu Datashop, sans contour. Pour qu'il passe sous le texte : Format de la forme › Habillage › Derrière le texte.
4. Le bloc candidat. Insertion › Tableau, un tableau de 2 colonnes sur 3 lignes : Préparé par / ton nom ; Poste visé / Assistant·e de direction en alternance ; Date / janvier 2027. Un tableau se reconnaît au quadrillage, et à l'onglet Création de tableau qui apparaît quand on clique dedans.
5. Le saut de page. Place-toi à la fin de la couverture et fais Ctrl+Entrée. Le texte suivant commence en haut de la page 2, et y restera quoi que tu ajoutes sur la couverture.

Trois questions sur toute la séance, au niveau de la certification TOSA. Réponds sans revenir en arrière.