Donner au rapport sa colonne vertébrale

Annuler et rétablir

Ctrl+Z annule la dernière action, et encore la précédente à chaque appui. La flèche à côté du bouton Annuler, dans la barre d'accès rapide, montre la liste des actions : tu peux revenir dix étapes en arrière d'un clic. Ctrl+Y rétablit ce que tu viens d'annuler.

Se déplacer sans faire défiler à la souris

Pour aller	Le raccourci
au début du document	Ctrl+Début
à la fin du document	Ctrl+Fin
à l'écran suivant / précédent	Pg.Suiv / Pg.Préc
au mot suivant	Ctrl+→
au paragraphe suivant	Ctrl+↓

Dans la barre d'état, « Page 3 sur 8 » est cliquable : il ouvre le volet de navigation (module 5).

Le zoom

Le curseur de zoom, en bas à droite, ou Ctrl + la molette. Affichage › Zoom propose aussi Une page, Plusieurs pages (pour voir tout le rapport d'un coup d'œil) et Largeur de la page. Le zoom ne change que l'affichage : le texte s'imprime toujours à sa vraie taille.

Taille, attributs, et la boîte Police

Ctrl+Maj+> grandit la taille d'un cran, Ctrl+< la réduit. Pour tout régler d'un coup (police, style, taille, couleur, soulignement, petites majuscules, exposant), ouvre la boîte Police : le lanceur ↘ du groupe, ou Ctrl+D.

Exposant et indice

Les notes parlent de magasins de 210 « m2 » et du « 1er » magasin : en typographie, on écrit m² et 1^er. Sélectionne le seul caractère concerné, puis Ctrl+Maj+= (x², exposant) ou Ctrl+= (x₂, indice, pour CO₂).

Couleur et surlignage

La couleur de police change la couleur des lettres. La surbrillance (le surligneur jaune) colore le fond, comme sur papier : elle sert à repérer un passage pendant que tu travailles — un chiffre à vérifier, une phrase à revoir — et on la retire avant de rendre le document.

Les caractères spéciaux

Insertion › Symbole › Autres symboles donne accès à tous les caractères : €, ©, ², —. Trois réflexes de mise en page française :

Caractère	Où	Comment
L'espace insécable (°)	entre un nombre et son unité (234 290,66 €, 16,2 %), avant « : ; ! ? »	Ctrl+Maj+Espace
Les guillemets français « »	dans tout le texte	Word les pose seul quand tu tapes " (séance 3)
Le tiret cadratin —	pour une incise	Insertion › Symbole › Autres symboles › Caractères spéciaux

L'espace insécable empêche qu'une ligne se termine par « 234 290,66 » et que la suivante commence par « € ». Elle s'affiche comme un petit rond quand tu montres les caractères invisibles (séance 4).

Les réglages de ce module s'appliquent au paragraphe entier : inutile de le sélectionner, il suffit que le curseur y soit.

Les quatre alignements

Alignement	Raccourci	Dans le rapport
À gauche	Ctrl+Maj+G	les titres
Centré	Ctrl+E	la couverture, les légendes
À droite	Ctrl+Maj+D	la date d'une lettre
Justifié	Ctrl+J	le texte courant : les deux bords sont droits

L'interligne et l'espacement

Le bouton Accueil › Paragraphe › Interligne et espacement de paragraphe règle deux choses différentes :

• l'interligne, l'écart entre les lignes d'un même paragraphe : 1,0 (simple), 1,15, 1,5 (Ctrl+5), 2 (Ctrl+2) ;
• l'espacement avant / après, l'écart entre deux paragraphes, en points.

Les notes de la directrice sont espacées par des lignes vides : un Entrée de plus entre chaque paragraphe. C'est l'erreur la plus répandue. Une ligne vide finit tôt ou tard tout en haut d'une page, et elle ne bouge pas quand on change la mise en forme. La règle du rapport : interligne 1,15, 6 points après chaque paragraphe, zéro ligne vide. Tout se règle dans la boîte Paragraphe (le lanceur ↘ du groupe).

Un style est un ensemble de réglages qui porte un nom : police, taille, couleur, alignement, espacements. Tu l'appliques en un clic dans la galerie Accueil › Styles, et surtout, tu le modifies une fois : tous les paragraphes qui le portent changent ensemble.

Style	Dans le rapport	Raccourci
Titre	le grand titre de la couverture
Titre 1	les 9 parties : Le mot de la directrice, Datashop en bref…	Ctrl+Alt+1
Titre 2	les 9 sous-parties : Notre métier, Le chiffre d'affaires…	Ctrl+Alt+2
Normal	tout le texte courant	Ctrl+Maj+N

Dans les notes, les titres sont de faux titres : du texte en gras, 14 points. Ils ressemblent à des titres, mais pour Word ce sont des paragraphes comme les autres : ni sommaire, ni volet de navigation, ni signets dans le PDF. Place le curseur dans chacun et clique sur le bon style.

Modifier un style

Clic droit sur le style dans la galerie, puis Modifier : police, taille, couleur, et le bouton Format pour le paragraphe. Pour Datashop :

• Titre 1 : couleur bleu Datashop, 3B5BFD (Couleur › Autres couleurs › Personnalisées) ;
• Normal : justifié, interligne 1,15, espacement après 6 points. Les réglages du module précédent, posés une seule fois pour tout le rapport.

Autre méthode : mets en forme un titre à la main, puis clic droit sur le style › Mettre à jour Titre 1 pour correspondre à la sélection.

Et le pinceau ?

Accueil › Presse-papiers › Reproduire la mise en forme copie la mise en forme d'un passage vers un autre (Ctrl+Maj+C / Ctrl+Maj+V au clavier). Un clic : un seul usage. Un double clic : autant de passages que tu veux, jusqu'à Échap. Utile pour un mot, mais pour des titres, le style fait mieux : le pinceau ne relie pas les titres entre eux, et une modification serait à refaire partout.

L'onglet Conception règle l'apparence de tout le document :

• Thèmes : un jeu complet de couleurs, de polices et d'effets ;
• la galerie Mise en forme du document (les jeux de styles) : une allure différente pour tous les styles d'un coup ;
• Couleurs et Polices, réglables séparément.

Pourquoi tes titres changent-ils de couleur quand tu changes de thème ? Parce que tes styles n'utilisent pas « du bleu », mais « la couleur d'accentuation 1 du thème ». C'est voulu : un document cohérent se recolore en un clic.

Au-delà du programme : les couleurs de Datashop

Conception › Couleurs › Personnaliser les couleurs permet de créer un jeu à toi. Nomme-le Datashop : Accentuation 1 = 3B5BFD (bleu), Accentuation 2 = 7C3AED (violet), Accentuation 3 = 00D3A7 (menthe), Accentuation 4 = FF5C39 (corail), Texte foncé = 0B1220 (encre). Le bleu Datashop apparaît alors en tête de chaque palette de couleurs, pour les titres, les tableaux, l'organigramme.

Tes titres ont maintenant leur style : Word connaît la structure du rapport. Il peut donc te la rendre.

Le sommaire en trois clics

1. Place le curseur au début de la page 2, juste après le saut de page de la couverture.
2. Références › Table des matières, puis Table automatique 1. Word liste tes Titre 1 et Titre 2, avec leur numéro de page, et des points de suite.
3. Ajoute un saut de page (Ctrl+Entrée) après le sommaire : le rapport commence en haut de la page 3.

Le sommaire ne se met pas à jour tout seul. Après chaque changement de titre : clic droit dessus › Mettre à jour les champs › Mettre à jour toute la table (ou F9). L'option « numéros de page uniquement » oublierait le titre que tu viens d'ajouter. Et on ne tape jamais un sommaire à la main.

Le volet de navigation

Affichage › Volet de navigation (ou un clic sur « Page 3 sur 8 » dans la barre d'état) ouvre à gauche le plan de ton rapport. Un clic sur un titre t'y emmène. Mieux : fais glisser un titre plus haut ou plus bas, et toute sa partie se déplace avec lui, texte, tableaux et images compris. C'est la façon la plus sûre de déplacer du texte dans un long document.

Coller sans apporter la mise en forme d'ailleurs

Un texte copié depuis un mail ou un site arrive avec sa police et sa couleur. Juste après Ctrl+V, l'icône Options de collage propose Conserver uniquement le texte : le texte prend alors le style de l'endroit où tu colles.

Créer un document

Fichier › Nouveau (Ctrl+N) propose un Document vierge et des modèles : rapport, lettre, CV, compte rendu. Un modèle (.dotx) ne s'ouvre jamais lui-même : Word crée un nouveau document à partir de lui, et le modèle reste intact pour la prochaine fois. Ouvrir un document existant : Fichier › Ouvrir (Ctrl+O).

Le format du papier

Mise en page › Taille : A4 (21 × 29,7 cm) en France. Un document reçu d'un collègue américain est souvent au format Lettre : à l'impression, le bas de chaque page est coupé.

L'aperçu et l'impression

Fichier › Imprimer (Ctrl+P) montre à droite l'aperçu avant impression : page par page, exactement comme sur le papier. À gauche : l'imprimante, les pages à imprimer, le recto verso, le format. Regarde toujours l'aperçu avant d'imprimer dix pages : une couverture qui déborde ou une page blanche se voient tout de suite.

Trois questions sur toute la séance, au niveau de la certification TOSA. Réponds sans revenir en arrière.