Le rapport prêt à partir chez les clients

Quand le curseur est dans un tableau, deux onglets apparaissent : Création de tableau (l'apparence) et Disposition du tableau (la structure).

L'apparence : un style, pas de la peinture cellule par cellule

Création de tableau › Styles de tableau : un clic, et l'en-tête, les bandes et les bordures sont posés. Pour Datashop : Tableau Grille 4 – Accentuation 1, qui prend le bleu du thème. Les Options de style de tableau, à gauche, activent la ligne d'en-tête, les lignes à bandes, la première colonne. Pour une cellule précise : Création de tableau › Trame (le fond), et pour les traits, les styles de bordures et l'outil Reproduire la bordure, qui se promène comme un pinceau sur les bordures.

La structure

Besoin	Commande (onglet Disposition du tableau)
une ligne de titre sur toute la largeur	Fusionner les cellules (sélectionne la ligne d'abord)
découper une cellule en deux	Fractionner les cellules
couper le tableau en deux tableaux	Fractionner le tableau (à la ligne du curseur)
aligner les montants à droite, centrés en hauteur	groupe Alignement : 9 boutons, un par position
que l'en-tête revienne en haut de chaque page	Répéter les lignes d'en-tête (curseur dans la 1re ligne)

L'en-tête de colonne se crée en cochant Ligne d'en-tête et se supprime en la décochant ; la répéter n'a d'effet que si le tableau continue sur une autre page, ce qui sera le cas de l'annexe une fois en paysage.

Une tabulation dans une cellule

Dans un tableau, Tab passe à la cellule suivante. Pour une vraie tabulation dans la cellule (aligner un montant sur sa virgule, par exemple) : Ctrl+Tab.

Les légendes

Clique sur l'organigramme, puis Références › Insérer une légende. Étiquette Figure, position Au-dessous de la sélection : Word écrit « Figure 1 », tu complètes «  : l'organigramme de Datashop ». Pour les tableaux, l'étiquette Tableau, placée au-dessus. Le numéro est un champ : ajoute une figure avant la première, et les numéros se décalent tout seuls (F9 pour les mettre à jour). Une table des illustrations devient même possible.

Images, objets, photos

L'onglet Insertion rassemble tout ce qu'on peut poser dans la page : Images (une photo, un logo), Icônes (des pictogrammes), Formes, SmartArt, Graphique, et Objet.

Un objet OLE : le graphique Excel dans le rapport

Un objet OLE est un fichier d'un autre logiciel intégré à Word. Insertion › Objet › Objet, onglet Créer à partir du fichier, Parcourir : datashop-ca-mensuel.xlsx.

• Case Lier au fichier cochée : Word affiche le classeur et se met à jour quand il change. Mais chez un lecteur qui n'a pas le classeur, plus de mise à jour possible.
• Décochée : le classeur est incorporé, copié dans le .docx. Le fichier grossit, mais il voyage seul.

Un double clic sur l'objet ouvre Excel pour le modifier.

Le SmartArt, peaufiné

L'organigramme sélectionné, Création SmartArt propose Modifier les couleurs (choisis Couleur d'accentuation 1, le bleu Datashop) et les Styles SmartArt. Ajouter une forme place une case avant, après, au-dessus ou au-dessous de celle qui est sélectionnée.

Sélectionner et déplacer des objets

Une forme cachée derrière une photo, impossible à attraper ? Accueil › Sélectionner › Volet Sélection liste tous les objets de la page : un clic sur un nom le sélectionne, l'œil le masque, et tu peux le renommer. Ctrl + clic sélectionne plusieurs objets, que Mise en page › Grouper rassemble en un seul. Les flèches du clavier déplacent l'objet sélectionné par petits pas.

Un chiffre sans source ne vaut pas grand-chose. Mais une phrase alourdie par « (source : base de données Datashop, commandes de janvier 2025 à décembre 2026, hors annulées) » se lit mal. La note de bas de page règle le problème : un petit numéro dans le texte, la précision en bas de la page.

1. Place le curseur juste après « 936 commandes valides ».
2. Références › Insérer une note de bas de page (Alt+Ctrl+F). Word pose l'appel de note ¹ et t'emmène en bas de la page.
3. Tape : « Source : base de données Datashop, commandes de janvier 2025 à décembre 2026, hors 30 commandes annulées. »

La note de fin (Alt+Ctrl+D) fonctionne pareil, mais se place à la fin du document : pour une bibliographie, par exemple. Les notes se numérotent toutes seules. Pour en supprimer une, on supprime son numéro d'appel dans le texte : la note disparaît avec lui.

L'en-tête et le pied de page sont les marges du haut et du bas, répétées sur chaque page. Pour y entrer : un double clic dans la marge, ou Insertion › En-tête › Modifier l'en-tête. L'onglet En-tête et pied de page s'ouvre ; un double clic dans le texte, ou Fermer l'en-tête et le pied de page, en sort.

L'en-tête du rapport

Tape « Datashop · Rapport d'activité 2026 » (le point médian est dans Insertion › Symbole), en 9 points, gris. Tu peux y ajouter le logo, en petit, aligné à droite.

Le numéro de page : un champ, jamais un chiffre tapé

Insertion › Numéro de page › Bas de page, Numéro normal 2 (centré). Word pose un champ PAGE, qui affiche le bon numéro sur chaque page. « Page 1 » tapé au clavier afficherait « Page 1 » sur toutes les pages. Variante : « Page 3 sur 12 », avec les champs PAGE et NUMPAGES (Page X sur Y dans la galerie).

Première page différente

La case Première page différente, dans l'onglet En-tête et pied de page, retire l'en-tête et le pied de la première page de la section. Pratique pour une couverture… mais ici, ni la couverture ni le sommaire ne doivent être numérotés, et le rapport doit commencer à 1 : il faut des sections. C'est le module suivant.

La demande de la directrice : pas de numéro sur la couverture ni sur le sommaire, et « Le mot de la directrice » en page 1. Avec un seul bloc, impossible : les en-têtes, les pieds et la numérotation valent pour toute une section. Il en faut donc deux : la couverture et le sommaire d'un côté, le rapport de l'autre. (Au-delà du programme du niveau 1 : c'est pourtant ce qu'on attend de tout rapport professionnel.)

1. Couper en deux sections. À la fin du sommaire, remplace ton saut de page par Mise en page › Sauts de page › Saut de section : Page suivante. Avec ¶ affiché, tu vois « Saut de section (page suivante) ».
2. Délier. Double-clique dans le pied de page de la page 3. L'étiquette Pied de page – Section 2 – et la mention Identique au précédent s'affichent. Clique sur En-tête et pied de page › Lier au précédent pour le désactiver : la mention disparaît. Fais de même dans l'en-tête de la section 2.
3. Recommencer à 1. Toujours dans la section 2 : En-tête et pied de page › Numéro de page › Format des numéros de page, Numérotation des pages : À partir de 1.
4. Vider la section 1. Va dans l'en-tête et le pied de page de la couverture et du sommaire, et efface leur contenu. Comme les sections sont déliées, le rapport garde les siens.
5. L'annexe en paysage. Avant le titre « Annexe », un autre saut de section page suivante, puis, curseur dans l'annexe, Mise en page › Orientation › Paysage : seule cette section tourne. Laisse son en-tête et son pied liés au précédent : la numérotation continue.
6. Mettre à jour le sommaire (toute la table) : « Le mot de la directrice » affiche maintenant 1.

Ton rapport contient maintenant beaucoup de champs : le sommaire, les numéros de page, les légendes. Ils ne se recalculent pas à chaque frappe. Avant de livrer :

1. Ctrl+A puis F9 : tous les champs du document sont mis à jour. Pour le sommaire, choisis Mettre à jour toute la table : la première partie doit afficher la page 1.
2. Fichier › Informations › Propriétés, Titre : « Rapport d'activité 2026 ». C'est ce titre qu'affiche l'onglet du lecteur PDF.
3. Un dernier passage en Affichage › Plusieurs pages, ¶ affiché : pas de ligne vide, pas de commentaire, pas de modification en attente.
4. Enregistre, puis exporte le PDF (signets à partir des titres).

Il ne reste qu'à le déposer dans l'atelier 1 : le correcteur vérifie tes en-têtes, tes sections, ta numérotation, tes tableaux, tes légendes et ta note.

Ton rapport a maintenant tout ce qu'un rapport d'activité demande : une page de garde, des styles, un sommaire automatique, des en-têtes et des numéros qui commencent au bon endroit. C'est exactement ce dont tu auras besoin pour ton propre rapport d'alternance. Plutôt que de tout refaire, garde la structure et vide le contenu :

1. Fichier › Enregistrer sous : une copie du rapport, Modele_rapport_activite.docx ;
2. remplace le texte de chaque partie par une consigne courte (« Présentez l'entreprise en une page ») ; garde les titres, le sommaire, les en-têtes et la couverture (avec « [ton nom] » à la place de ton nom) ;
3. Fichier › Enregistrer sous, type Modèle Word (*.dotx) : Word propose le dossier des modèles personnels.

Un double clic sur un .dotx ouvre un nouveau document tiré du modèle : le modèle, lui, reste intact. C'est le principe des modèles de documents existants (Fichier › Nouveau propose ceux de Microsoft ; ton modèle apparaît sous Personnel*).

Trois questions sur toute la séance, au niveau de la certification TOSA. Réponds sans revenir en arrière.