Des données bien rangées, un document bien livré

Une feuille est parfaitement présentée, la suivante est brute. Plutôt que de tout refaire : copie la zone modèle, sélectionne la zone d'arrivée, puis Collage spécial › Formats — ou, dans les Options de collage du clic droit, l'icône au pinceau, Mise en forme.

• Seuls les formats passent : police, couleurs, bordures, alignement, formats de nombres, mise en forme conditionnelle. Les valeurs et les formules de la zone d'arrivée restent intactes.
• Les largeurs de colonnes ne suivent pas : c'est une autre option du collage spécial, Largeurs de colonnes.
• Le Pinceau (Reproduire la mise en forme) fait la même chose sur une petite zone ; sur une grande zone, ou d'une feuille à l'autre, le collage des formats est plus sûr.

Excel calcule toujours dans le même ordre, quelle que soit l'écriture :

1. Les parenthèses, de la plus intérieure à la plus extérieure.
2. Les pourcentages (%) et les puissances (^).
3. Les multiplications et divisions, de gauche à droite.
4. Les additions et soustractions, de gauche à droite.

Un prix TTC remisé, en une seule formule : prix en B2, quantité en C2, remise en $F$1, TVA en $F$2 :

=B2*C2*(1-$F$1)*(1+$F$2)

Chaque parenthèse isole un coefficient : (1-$F$1) garde 90 % du prix quand la remise vaut 10 %, (1+$F$2) ajoute 20 % de TVA. Sans elles, =B2*C2*1-$F$1 retrancherait 0,1 au lieu de retirer 10 %.

Une simple plage de cellules devient un Tableau (avec une majuscule : c'est le nom de la fonctionnalité) par Insertion › Tableau, Accueil › Mettre sous forme de tableau, ou Ctrl+L. Excel propose la plage, et la case Mon tableau comporte des en-têtes : vérifie les deux.

Ce que le Tableau fait seul	Pourquoi c'est précieux
Il s'agrandit quand on tape juste sous la dernière ligne ou à droite de la dernière colonne.	Les graphiques, totaux et tableaux croisés qui l'utilisent suivent les nouvelles lignes.
Une formule écrite dans une colonne est recopiée sur toute la colonne.	Plus de ligne oubliée en bas du tableau.
Les boutons de filtre sont posés sur les en-têtes.	Trier et filtrer sans rien régler.
Une ligne Total se coche en un clic.	Somme, moyenne, nombre… au choix dans une liste, et qui ne compte que les lignes filtrées.

Dans un Tableau, une formule peut s'écrire avec le nom des colonnes : =[@Montant_HT]+[@Frais_port]. Ce sont des références structurées : Excel les écrit tout seul quand tu cliques les cellules.

L'onglet Création de tableau

Il apparaît dès qu'on clique dans le Tableau : le Nom du tableau (à remplacer par un nom parlant, sans espace : Ventes_janvier), Redimensionner le tableau, Convertir en plage, les Options de style de tableau (ligne d'en-tête, ligne Total, lignes à bandes, première et dernière colonnes) et la galerie des styles de tableau.

Tu as une colonne Client (« Paul Lefèvre ») et tu veux une colonne Prénom. Tape Paul dans la première cellule de la colonne voisine, puis Données › Remplissage instantané, ou Ctrl+E : Excel a compris le modèle et remplit toute la colonne.

• Il découpe : le prénom, le nom, le numéro dans CMD-2026-0001.
• Il assemble : une adresse paul.lefevre@… à partir du prénom et du nom.
• Il transforme : des majuscules, un format de téléphone.

Au-delà des cases à cocher, la flèche de filtre propose des filtres qui dépendent du type de la colonne :

Colonne	Menu	Exemples
Nombres	Filtres numériques	Supérieur à…, Entre…, 10 premiers…, Au-dessus de la moyenne
Texte	Filtres textuels	Commence par…, Contient…, Ne contient pas…
Dates	Filtres chronologiques	Le mois dernier, Ce trimestre, Entre…

Presque tous ouvrent la même boîte, Filtre automatique personnalisé : deux conditions sur la même colonne, reliées par Et ou par Ou.

• Et : les deux conditions à la fois — un intervalle. « est supérieur ou égal à 100 » Et « est inférieur ou égal à 500 ».
• Ou : l'une ou l'autre — deux extrêmes, ou deux valeurs. « est égal à Magasin » Ou « est égal à Téléphone ».
• Les jokers : * remplace n'importe quelle suite de caractères (PDV-L* donne Lille et Lyon), ? un seul caractère.

Ctrl+F ouvre Rechercher et remplacer sur l'onglet Rechercher ; Ctrl+H sur l'onglet Remplacer. Le bouton Options >> déploie les réglages qui font la différence :

Réglage	Effet
Dans : Feuille ou Classeur	Par défaut, seule la feuille active est parcourue.
Totalité du contenu de la cellule	« Web » ne trouve plus « Webcam » : seule une cellule qui contient exactement « Web » est retenue.
Respecter la casse	Distingue « lyon » de « Lyon ».
Regarder dans : Formules ou Valeurs	Chercher dans ce qui est écrit, ou dans ce qui est affiché.
Format…	Chercher une mise en forme (un fond jaune, du gras), et la remplacer par une autre.

Sélectionner des cellules d'un certain type

Accueil › Rechercher et sélectionner › Sélectionner les cellules… (ou F5 › Cellules…) sélectionne d'un coup :

• les Constantes : tout ce qui est tapé à la main, sans les formules — pour vider les saisies d'un modèle avant le mois suivant ;
• les Formules : pour les colorer et les protéger d'un coup d'œil ;
• les Cellules vides : pour repérer les trous d'une liste ;
• les Cellules visibles seulement : pour copier un tableau sans ses lignes ou colonnes masquées.

Enregistrer au format PDF

• Fichier › Exporter › Créer un document PDF/XPS — ou Fichier › Enregistrer sous, en choisissant PDF dans la liste des types de fichier.
• Le bouton Options… choisit ce qui part : la sélection, les feuilles sélectionnées, ou le classeur entier ; la case Ignorer les zones d'impression exporte la feuille entière.
• Le PDF reprend exactement les réglages d'impression : orientation, marges, titres répétés, en-tête et pied de page. Un PDF mal découpé se corrige dans Excel, jamais dans le PDF.
• Un PDF ne se modifie pas : c'est pour cela qu'on l'envoie. À un destinataire qui doit travailler dessus, on envoie le .xlsx.

La compatibilité entre versions

• Un classeur ouvert au format .xls (avant 2007) affiche Mode de compatibilité dans la barre de titre : les fonctions récentes y sont désactivées. Fichier › Informations › Convertir le passe en .xlsx.
• En enregistrant un fichier récent en .xls, Excel ouvre le vérificateur de compatibilité : il liste ce qui sera perdu ou dégradé (au-delà de 65 536 lignes, certaines mises en forme, certains graphiques). On peut aussi le lancer soi-même : Fichier › Informations › Vérifier la présence de problèmes › Vérifier la compatibilité.
• Le vérificateur ne bloque pas : il informe, puis laisse continuer. C'est une fenêtre à lire.
• Même en .xlsx, une fonction récente ne marche pas sur un Excel plus ancien : SI.CONDITIONS demande Excel 2019, RECHERCHEX Excel 2021 ou Microsoft 365. Chez un destinataire équipé d'Excel 2016, la cellule affiche #NOM?.

Six questions au format et au niveau de la certification TOSA. Réponds sans revenir en arrière.