Des formules qu'on recopie sans les casser
Cette séance installe les deux réflexes qui distinguent un utilisateur opérationnel : une formule écrite une fois et recopiée juste — grâce aux références relatives et au $ —, et un tableau qui se lit au premier coup d'œil — formats reconnus, titre fusionné, graphique fini. Au passage, tu ranges le ruban à ta main.
Le fil rouge de la séance. Ouvre datashop-niveau2.xlsx (lien sur l'accueil du parcours) : la feuille Prix_HT sert aux références, Janvier au clavier, CA_mensuel au graphique. Garde Excel à côté du cours : chaque module se termine par deux gestes à faire dedans.
Le ruban à ta main
Personnaliser le ruban et la barre d'outils Accès rapideEn première année, tu as appris à trouver une commande dans les onglets du ruban. Ici, on fait l'inverse : on range le ruban selon ton travail, pour que les commandes de tous les jours soient à un clic.
Personnaliser le ruban
- Fichier › Options › Personnaliser le ruban — ou, plus court, clic droit sur le ruban › Personnaliser le ruban.
- À droite, la liste des onglets principaux. La case devant chaque onglet l'affiche ou le masque : c'est ainsi qu'on fait apparaître l'onglet Développeur.
- Nouvel onglet crée un onglet personnalisé, avec un premier groupe vide. Renommer… leur donne un nom parlant.
- À gauche, choisis une commande — la liste Choisir les commandes dans les catégories suivantes propose les commandes courantes, et même celles qui ne sont pas sur le ruban —, puis Ajouter >>.
Une commande ne s'ajoute que dans un groupe personnalisé : on ne peut pas glisser un bouton dans le groupe Police d'origine. Nouveau groupe en crée un dans n'importe quel onglet, même Accueil.
La barre d'outils Accès rapide
Clic droit sur n'importe quel bouton du ruban › Ajouter à la barre d'outils Accès rapide. Appuie ensuite sur Alt : un numéro s'affiche sous chaque bouton de cette barre, et Alt+1, Alt+2… les déclenchent. C'est la seule façon de se fabriquer un raccourci clavier personnel : les raccourcis d'origine d'Excel ne se réaffectent pas.
Le jour de l'examen. La personnalisation est enregistrée sur l'ordinateur, pas dans le classeur. Sur un poste de salle, tu retrouveras le ruban d'origine. Importer/Exporter, en bas de la même fenêtre, emporte ton ruban dans un fichier ; Réinitialiser revient au ruban d'usine. Personnalise pour gagner du temps au quotidien, mais connais le chemin complet de chaque commande.
Se déplacer et sélectionner au clavier
Traverser un tableau de 400 lignes sans la sourisLa souris est précise mais lente : sur un export de quelques centaines de lignes, faire défiler pour trouver la dernière ligne prend dix secondes, et l'on se trompe souvent de cellule. Le clavier y va en une fraction de seconde.
| Raccourci | Effet | À savoir |
|---|---|---|
| Ctrl+↓ (ou ↑ → ←) | Sauter au bout du bloc de données | S'arrête à la première cellule vide : c'est aussi un détecteur de trous. |
| Ctrl+Maj+↓ | Sélectionner jusqu'au bout du bloc | Une colonne entière de montants en un geste. |
| Ctrl+Origine | Revenir en A1 | Le point de départ de toute vérification. |
| Ctrl+Fin | Aller à la dernière cellule utilisée | Coin inférieur droit des données. |
| Ctrl+Page suiv. / Page préc. | Feuille suivante, feuille précédente | Pour passer de Janvier à Février sans viser l'onglet. |
| Ctrl+* | Sélectionner tout le tableau autour de la cellule active | Le * du pavé numérique. |
| F4 | Répéter la dernière action | Une bordure, une couleur, une insertion de ligne… |
Le détecteur de trous. Dans la feuille Janvier, Ctrl+↓ depuis F1 doit tomber sur la dernière vente. S'il s'arrête avant, il y a une cellule vide dans la colonne : une donnée manquante qu'aucun total ne te signalera. Un seul geste, et tu sais si la colonne est complète.
Les références relatives
Comprendre ce que devient une formule recopiéeQuand tu écris =B2*C2 en D2, Excel ne retient pas « B2 et C2 ». Il retient une position : « la cellule deux colonnes à gauche, multipliée par celle juste à gauche, sur la même ligne ». C'est une référence relative : relative à l'endroit où se trouve la formule.
Formule en D2 | Recopiée vers le bas, en D3 | Recopiée vers la droite, en E2 |
|---|---|---|
=B2*C2 | =B3*C3 — le numéro de ligne avance | =C2*D2 — la lettre de colonne avance |
C'est ce qui rend la recopie si puissante : une seule formule, écrite une fois, calcule quatre cents lignes. Et c'est pour cela qu'une bonne formule désigne des cellules, jamais des nombres tapés à la main : =B2*C2 suit les données quand elles changent, =12*3,90 reste figé sur la valeur du jour.
Pour vérifier une formule recopiée, clique sur une cellule au milieu de la colonne et appuie sur F2 : les cellules utilisées s'encadrent de couleur dans la grille. Si les cadres sont sur la bonne ligne, la recopie est juste.
Les références absolues : le $ qui bloque
Recopier un calcul qui utilise un taux uniqueLa référence relative a un défaut : elle bouge toujours. Or certaines cellules ne doivent pas bouger — un taux de TVA, un taux de remise, un seuil. Exemple dans Prix_HT : le taux de TVA est en F1, et l'on écrit en D2 =C2*F1.
| Cellule | Formule sans $ | Résultat | Formule avec $ |
|---|---|---|---|
D2 | =C2*F1 | juste | =C2*$F$1 |
D3 | =C3*F2 — F2 est vide | 0, sans alerte | =C3*$F$1 |
D4 | =C4*F3 | 0 | =C4*$F$1 |
Le signe $ bloque ce qui le suit : devant la lettre, il bloque la colonne ; devant le chiffre, il bloque la ligne. $F$1 ne bouge plus du tout : c'est une référence absolue.
| Écriture | Nom | Ce qui reste fixe à la recopie |
|---|---|---|
F1 | relative | rien |
$F$1 | absolue | la colonne et la ligne |
F$1 | mixte | la ligne seulement |
$F1 | mixte | la colonne seulement |
La touche F4, le curseur posé sur une référence dans la barre de formule, fait défiler les quatre écritures : F1 → $F$1 → F$1 → $F1 → F1. Plus besoin de taper les dollars.
La référence mixte, pour un tableau à double entrée. Une grille de remises : les montants en colonne A (lignes 3 à 8), les taux en ligne 2 (colonnes B à E). En B3, =$A3*B$2 : le montant est toujours lu en colonne A, le taux toujours en ligne 2. Une seule formule, recopiée vers le bas puis vers la droite, remplit les vingt-quatre cases.
Le zéro qui n'alerte personne. Une recopie sans $ ne produit pas d'erreur : elle multiplie par une cellule vide et affiche 0, ou va chercher un autre nombre et affiche un résultat faux mais vraisemblable. Le réflexe : après chaque recopie, contrôle une cellule au milieu avec F2.
Reconnaître les formats de cellules
Le format change l'affichage, jamais la valeurUne cellule a deux visages : sa valeur, que lit la barre de formule et qu'utilisent les calculs, et son affichage, que décide le format. Reconnaître un format, c'est savoir lire l'un à travers l'autre.
| Format | Valeur réelle | Affichage | À reconnaître |
|---|---|---|---|
| Standard | 1234,5678 | 1234,5678 | Aucun format : Excel affiche ce qu'il peut. |
| Nombre, 2 décimales | 1234,5678 | 1234,57 | Arrondi visuel : la somme utilise 1234,5678. |
| Monétaire | 1234,5 | 1 234,50 € | Le symbole colle au nombre. |
| Comptabilité | 1234,5 | 1 234,50 € | Symboles et décimales alignés en colonne ; un zéro s'affiche en tiret. |
| Pourcentage | 0,15 | 15 % | Multiplie l'affichage par 100. |
| Date courte | 46023 | 01/01/2026 | Un nombre de jours depuis le 01/01/1900. |
| Texte | 00412 | 00412 | Calé à gauche, ne se calcule pas. |
Pour savoir quel format porte une cellule, clique dessus et regarde la liste déroulante du groupe Accueil › Nombre : elle affiche le nom du format. La petite flèche en bas à droite du groupe — ou Ctrl+1 — ouvre la fenêtre Format de cellule, onglet Nombre, avec le détail : décimales, symbole, nombres négatifs.
Le nombre qui n'en est pas un. Des montants importés arrivent souvent en texte : calés à gauche, marqués d'un triangle vert, et ignorés par SOMME. Aucun format ne les répare — le format ne change que l'affichage. C'est le losange jaune, Convertir en nombre, qui les transforme, sur toute la sélection d'un coup.
Fusionner des cellules
Un titre centré au-dessus du tableau, et nulle part ailleursAccueil › Alignement › Fusionner et centrer transforme plusieurs cellules en une seule, et centre son contenu. La flèche du bouton propose trois variantes : Fusionner (ligne par ligne, pour plusieurs lignes à la fois), Fusionner les cellules (sans centrer), et Annuler Fusionner cellules.
Seule la cellule en haut à gauche survit. Si plusieurs cellules de la sélection contiennent quelque chose, Excel prévient qu'il ne garde que la valeur supérieure gauche : tout le reste est effacé. Lis ce message avant de cliquer OK.
La fusion est faite pour les titres, au-dessus du tableau. À l'intérieur d'un tableau de données, elle gêne tout : Excel refuse de trier une plage qui contient des cellules fusionnées de tailles différentes, une recopie s'arrête dessus, et sélectionner une colonne en sélectionne trois.
Le même aspect, sans fusion. Ctrl+1 › onglet Alignement › Horizontal : Centré sur plusieurs colonnes. Le titre paraît centré sur toute la largeur, et chaque cellule reste indépendante. Les deux se valent pour un titre ; quand un atelier demande une fusion, c'est bien Fusionner et centrer qui est attendu.
Un graphique lisible : taille, style, titre, légende
Passer du graphique par défaut au graphique qui se litCréer un graphique, tu sais le faire depuis la première année. Ce module apprend à le finir. Clique sur le graphique : deux onglets apparaissent, Création de graphique et Mise en forme, et trois boutons se posent à sa droite.
| Bouton à droite du graphique | Ce qu'il règle |
|---|---|
| + (Éléments de graphique) | Titre, légende, étiquettes de données, titres des axes, quadrillage : on coche, on décoche. |
| Pinceau (Styles de graphique) | Un style complet en un clic, et les jeux de couleurs. |
| Entonnoir (Filtres de graphique) | Masquer une série ou une catégorie sans toucher aux données. |
La taille
Les poignées d'angle agrandissent en gardant les proportions ; celles des côtés étirent dans un seul sens. Pour une taille exacte — deux graphiques identiques côte à côte —, Mise en forme › Taille donne la hauteur et la largeur en centimètres. Un graphique trop petit masque ses étiquettes sans prévenir : agrandis-le jusqu'à ce que tout se lise.
Le style
La galerie Création de graphique › Styles rapides change d'un coup les couleurs, les contours et les effets, de façon cohérente. On évite de recolorier série par série : c'est long, et le graphique suivant n'aura pas les mêmes couleurs.
Le titre et la légende
- Le titre par défaut (« Titre du graphique », ou le nom de la série) ne dit rien. Clique dessus et écris le constat : « Le CA 2026 dépasse 2025 tous les mois ».
- La légende n'est utile que s'il y a plusieurs séries. Sa position se règle par le + (flèche à droite de Légende) ou par Création de graphique › Ajouter un élément graphique › Légende.
- Les titres des axes disent l'unité : « CA en euros » évite de deviner.
Quiz de fin de séance
Six questions pour vérifier que c'est acquisCes six questions reprennent toute la séance, au format et au niveau de la certification TOSA. Réponds sans revenir en arrière.
Moins de 4 bonnes réponses sur 6 ? Reprends d'abord le module 3 : les références avec $ reviennent dans toutes les séances suivantes, et dans les trois ateliers.
STOP exercices. Tu as lu tout l'onglet et répondu à ses questions : arrête-toi ici, ne passe pas encore à l'onglet suivant. En cours, ton intervenant montre l'essentiel sur son écran, puis vous refaites ensemble :
- Le titre et la part de chaque canal — atelier 1 : demandes 1, 2 et 5 faites
- TVA, TTC, et les euros alignés — atelier 1 : demandes 3, 4 et 6 faites (six sur dix)
Tu travailles seul ? Fais ces exercices maintenant, sur atelier-ba2-1r-tableau-de-bord.xlsx (page Ateliers), puis passe à l'onglet suivant.