Séance 4 · Calculer juste

Faire calculer Excel, et calculer juste

Les quatre opérations, l'ordre dans lequel Excel les fait, le calcul d'une durée entre deux heures, les fonctions SOMME, MAX et MIN, la lecture d'un SI avec ET et OU, et ce qui arrive à une formule quand on supprime une ligne. On termine par les formats de nombres et les encadrements, qui rendent un résultat lisible. Niveau Basique de la certification TOSA.

⏱️ 1 h 45 🎚️ Basique 🧮 Formules 🎯 24 exercices corrigés

Comment travailler cette séance. Chaque formule de la page, retape-la dans Excel : c'est en écrivant qu'on retient la syntaxe. Le fil rouge est la feuille Commandes_avril de datashop-niveau1.xlsx : 40 commandes dont la comptable de Datashop veut les totaux, la TVA et les extrêmes du mois.

Ta progression

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Les quatre opérations

Additionner, soustraire, multiplier, diviser des cellules

✓ Terminé›

Opération	Symbole	Exemple	Résultat
Addition	`+`	`=F2+G2` (montant + frais de port)	le total HT
Soustraction	`-`	`=H2-F2`	les frais de port
Multiplication	`*` (l'astérisque)	`=H2*20%`	la TVA à 20 %
Division	`/` (la barre oblique)	`=H2/2`	la moitié

Le signe × et le signe ÷ n'existent pas dans Excel : on écrit * et /. Et un pourcentage s'écrit directement 20% dans une formule, ou 0,2.

Une formule par ligne, recopiée

Écris la formule de la première ligne, puis recopie-la vers le bas (Ctrl+C sur la cellule, sélection des cellules du dessous, Ctrl+V) : Excel adapte tout seul les numéros de ligne. =F2+G2 devient =F3+G3 à la ligne suivante.

🏋️ À toi de jouer — dans Excel

Dans Commandes_avril, écris en I1 TVA, puis en I2 la formule =H2*20%, et recopie-la jusqu'en I41. En J1 écris Total TTC, et en J2 additionne le total HT et la TVA ; recopie vers le bas.

L'ordre des opérations

Excel applique les priorités des mathématiques

✓ Terminé›

Excel ne calcule pas de gauche à droite : il respecte les priorités.

d'abord les parenthèses ( ) ;
puis la multiplication * et la division / ;
enfin l'addition + et la soustraction -.

Formule	Excel calcule	Résultat
`=2+3*4`	d'abord 3×4, puis +2	14
`=(2+3)*4`	d'abord (2+3), puis ×4	20
`=100-20/2`	d'abord 20÷2, puis 100−10	90
`=(100-20)/2`	d'abord (100−20), puis ÷2	40

Dans le doute, des parenthèses. Elles ne coûtent rien et rendent la formule lisible par le collègue qui la reprendra : =(F2+G2)*20% dit clairement « la TVA du total ».

🏋️ À toi de jouer — dans Excel

Tape =2+3*4 et =(2+3)*4 dans deux cellules : compare 14 et 20. Calcule un prix remisé de 20 % de deux façons, =A2*(1-20%) et =A2-A2*20%, et vérifie que tu obtiens la même chose.

Saisir des heures et calculer une durée

Une heure est un nombre : on peut la soustraire

✓ Terminé›

Tu l'as vu en séance 1 : une heure se tape avec un deux-points, 8:30. Pour Excel, c'est une fraction de journée : 12:00 vaut 0,5. C'est ce qui permet de calculer.

Durée entre deux heures

=C2-B2      heure de fin moins heure de début

Si la préparation d'une commande commence à 8:30 (B2) et se termine à 10:15 (C2), =C2-B2 affiche 1:45, soit une heure quarante-cinq.

Le résultat s'affiche comme une heure. C'est normal : une durée de 1:45 se lit « 1 h 45 min ». Si Excel affiche 0,07291…, c'est que la cellule est au format Standard : remets un format Heure (groupe Nombre, liste déroulante, Heure).

La fin doit être après le début : une durée négative s'affiche #####. Pour un horaire de nuit (de 22:00 à 2:00), le calcul demande d'autres outils, que tu verras plus tard.

🏋️ À toi de jouer — dans Excel

Sur une nouvelle feuille, tape 8:30 en B2 et 10:15 en C2, puis =C2-B2 en D2 : tu obtiens 1:45. Passe D2 au format Standard pour voir la fraction de journée, puis remets le format Heure.

SOMME, MAX et MIN

Le total, la plus grande et la plus petite valeur d'une plage

✓ Terminé›

Une fonction est un calcul tout prêt. On lui donne une plage entre parenthèses, notée avec deux-points : H2:H41, « de H2 à H41 ».

Les trois fonctions de l'année

=SOMME(H2:H41)   le total de la plage
=MAX(H2:H41)     la plus grande valeur
=MIN(H2:H41)     la plus petite valeur

Le bouton Somme automatique (le symbole Σ de l'onglet Accueil). Place-toi sous une colonne de nombres, clique sur Σ : Excel propose =SOMME(…) sur la plage du dessus. Entrée pour valider, ou Alt+=. La petite flèche à côté de Σ propose aussi Max et Min.

Attention à la plage qui ne suit pas. =SOMME(H2:H10) écrit alors que le tableau va jusqu'en H41 additionne neuf lignes sur quarante. Excel ne signale rien : le total est simplement faux. Après chaque fonction, vérifie la plage encadrée en couleur avec F2.

🏋️ À toi de jouer — dans Excel

Dans Commandes_avril, en H42, fais la somme des totaux HT avec le bouton Σ : tu dois trouver 17 679,28. En H43 calcule la plus grosse commande avec MAX, en H44 la plus petite avec MIN ; vérifie la plage avec F2.

Lire un SI, avec ET et OU

Comprendre ce qu'une formule logique va afficher

✓ Terminé›

La fonction SI affiche une chose ou une autre, selon qu'une condition est vraie ou fausse :

Structure de SI

=SI(condition ; valeur_si_VRAI ; valeur_si_FAUX)

Exemple Datashop

=SI(H2>500 ; "Importante" ; "Standard")

Se lit : si le total HT dépasse 500, affiche « Importante », sinon « Standard ». Une commande de 520 € est « Importante », une de 500 € tout juste est « Standard » (500 n'est pas plus grand que 500).

Le texte d'une formule se met entre guillemets ; les arguments sont séparés par des points-virgules. Un nombre, lui, ne prend jamais de guillemets : "500" est du texte.

Les signes de comparaison
`=`	`<>`	`>`	`<`	`>=`	`<=`
égal	différent	supérieur	inférieur	supérieur ou égal	inférieur ou égal

ET, OU

ET renvoie VRAI seulement si toutes les conditions le sont : =ET(A2>=10;B2>=10).
OU renvoie VRAI si au moins une condition l'est : =OU(A2>=10;B2>=10).

Glissés dans un SI : =SI(ET(A2>=10;B2>=10);"Admis";"À revoir").

🏋️ À toi de jouer — dans Excel

En A2 mets une note. En B2 écris =SI(A2>=10;"Reçu";"Recalé") et teste plusieurs notes. Ajoute une 2ᵉ note en C2 et exige les deux ≥ 10 avec ET.

Insérer ou supprimer une ligne : l'effet sur les formules

Prévoir ce que devient un total quand le tableau change

✓ Terminé›

Insérer une ligne ou une colonne : Excel ajuste tout seul les références des formules. Inséré au milieu de la plage, le nouveau montant est compté.
Supprimer une ligne de la plage : la plage se resserre (H2:H41 devient H2:H40), et le total baisse du montant supprimé.
Supprimer une cellule qu'une formule cite une par une (=F2+G2, et l'on supprime la colonne G) : la formule perd sa référence et affiche #REF!.

#REF! veut dire « référence perdue » : la cellule que la formule utilisait n'existe plus. Le bon réflexe est Ctrl+Z tout de suite, puis réfléchir avant de supprimer.

🏋️ À toi de jouer — dans Excel

Écris =F2+G2 dans une cellule libre, supprime la colonne G, observe #REF!, puis annule avec Ctrl+Z. Insère une ligne au milieu des commandes, tape un montant dans la colonne H : vérifie que la somme de H42 l'a compté.

Formats de nombres et encadrements

Des résultats lisibles, un tableau qui se tient

✓ Terminé›

Les décimales

Les boutons Ajouter une décimale et Réduire les décimales (groupe Nombre) changent le nombre de chiffres après la virgule à l'affichage. La valeur garde toutes ses décimales : un total peut donc sembler faux d'un centime.

Les bordures

Sélectionne le tableau.
Onglet Accueil, groupe Police, la petite flèche du bouton Bordures.
Toutes les bordures quadrille chaque cellule ; Bordures extérieures épaisses encadre le bloc ; Bordure double en bas souligne une ligne de total.

Le quadrillage gris de l'écran ne s'imprime pas : c'est un repère de travail. Pour un tableau encadré sur le papier, il faut de vraies bordures.

Moins, c'est mieux. Un trait sous les en-têtes et un trait au-dessus du total suffisent souvent. Un tableau entièrement quadrillé en traits épais se lit moins bien.

🏋️ À toi de jouer — dans Excel

Applique Toutes les bordures au tableau des commandes, puis une bordure extérieure épaisse. Refais-le autrement : aucune bordure, sauf un trait épais sous les en-têtes. Compare les deux dans l'aperçu. Tape 3,33 trois fois, affiche une seule décimale, et compare le total affiché à 3,3×3.

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Quiz de fin de séance

Six questions pour vérifier que c'est acquis

✓ Terminé›

Ces six questions reprennent toute la séance, dans le format et le niveau de la certification TOSA. Réponds sans revenir en arrière : c'est ainsi que tu sauras ce qui est vraiment acquis.

Moins de 4 bonnes réponses sur 6 ? Reprends les modules concernés avant la séance 5, puis fais l'atelier 2 des Ateliers : il reprend toute cette séance sur un vrai fichier.

STOP exercices. Tu as lu tout l'onglet et répondu à ses questions : arrête-toi ici, ne passe pas encore à l'onglet suivant. En cours, ton intervenant montre l'essentiel sur son écran, puis vous refaites ensemble :

TVA, TTC et la catégorie de chaque commande — atelier 2 : demandes 1, 2 et 3 faites
Le CA, les extrêmes, et les durées de préparation — atelier 2 : demandes 4 à 7 faites
Déposer et envoyer — atelier 2 : déposé, mail envoyé

Tu travailles seul ? Fais ces exercices maintenant, sur atelier-2-calculs-r.xlsx (page Ateliers), puis passe à l'onglet suivant.