Une feuille prête à imprimer
Tu passes au niveau Basique de la certification TOSA. Cette séance règle tout ce qui sépare un tableau à l'écran d'un document qu'on peut remettre : les onglets du ruban groupe par groupe, les volets figés, la zone d'impression et l'aperçu, la largeur des colonnes et la hauteur des lignes, l'insertion et la suppression de cellules, et l'enregistrement sous un autre nom.
Comment travailler cette séance. Le fil rouge : Datashop t'envoie datashop-niveau1.xlsx et veut, pour la réunion de lundi, la feuille Commandes_avril imprimable et un classeur de travail à part, sans abîmer l'original. Chaque module en règle un morceau.
Les onglets du ruban, groupe par groupe
Trouver une commande sans la chercherChaque onglet du ruban est découpé en groupes, dont le nom est écrit en petit sous les boutons : Police, Alignement, Nombre dans Accueil ; Mise en page, Mise à l'échelle dans l'onglet Mise en page. Retenir le groupe suffit : on retrouve toujours le bouton.
- La petite flèche oblique en bas à droite d'un groupe ouvre la boîte de dialogue complète de ce groupe (tous les réglages, y compris ceux qui n'ont pas de bouton).
- Certains onglets n'apparaissent que quand on en a besoin : sélectionne un graphique, et l'onglet Création de graphique s'ajoute au bout du ruban. Ce sont les onglets contextuels.
- La zone Rechercher, tout en haut, trouve une commande par son nom quand on ne sait plus où elle est.
L'onglet Mise en page prépare le papier : Marges, Orientation, Taille, Zone d'impression (le bouton s'appelle ZoneImpr), Sauts de page, Imprimer les titres, puis le groupe Mise à l'échelle. C'est l'onglet de cette séance.
Figer les volets
Garder les en-têtes visibles en faisant défilerSur un long tableau, la ligne d'en-têtes disparaît dès qu'on descend : on ne sait plus si la colonne F contient un montant ou des frais de port. Figer les volets garde cette ligne (et, si besoin, la première colonne) toujours affichée.
- Clique sur la cellule juste en dessous des lignes à figer et juste à droite des colonnes à figer.
- Onglet Affichage › Figer les volets.
- Choisis Figer les volets, ou directement Figer la ligne supérieure ou Figer la première colonne.
| Ce que tu veux garder à l'écran | Cellule à sélectionner |
|---|---|
| La ligne 1 seulement | A2 |
| La colonne A seulement | B1 |
| La ligne 1 et la colonne A | B2 |
| Les trois premières lignes | A4 |
Un fin trait gris marque la zone figée. Pour annuler : Affichage › Figer les volets › Libérer les volets. Un résultat bizarre vient presque toujours d'une mauvaise cellule de départ : libère, replace-toi, refige.
Zone d'impression et aperçu
N'imprimer que le tableau, sur le bon nombre de pagesUne feuille de travail contient souvent plus que le tableau à remettre : des essais, des notes, un calcul de vérification. La zone d'impression dit à Excel ce qu'il doit imprimer, et rien d'autre.
- Sélectionne la plage utile, par exemple
A1:H41. - Onglet Mise en page › ZoneImpr › Définir.
- Pour la modifier : sélectionne la nouvelle plage et refais Définir ; pour l'enlever : ZoneImpr › Annuler.
L'aperçu et la mise à l'échelle
Fichier › Imprimer (Ctrl+P) montre l'aperçu. Sous les réglages, la dernière liste, Mise à l'échelle, fait tenir le tableau sans toucher à la police :
- Ajuster la feuille à une page : tout sur une page (attention, le texte peut devenir minuscule) ;
- Ajuster toutes les colonnes à une page : la largeur tient, les lignes continuent sur les pages suivantes. C'est le bon choix pour une longue liste.
Écran ou papier. Les volets figés ne concernent que l'écran. Pour répéter la ligne d'en-têtes en haut de chaque page imprimée, c'est un autre réglage : Mise en page › Imprimer les titres.
Largeur des colonnes, hauteur des lignes
Tout afficher, sans ##### ni texte coupéÀ la souris
- Place le pointeur sur la bordure entre deux en-têtes de colonnes (entre
CetD) : il devient une double flèche. - Glisse pour élargir ou rétrécir. Pareil pour une ligne, sur la bordure entre deux numéros.
- Double-clique sur la bordure : la colonne s'ajuste toute seule à son contenu le plus long.
Au millimètre
Accueil › Format : Hauteur de ligne… et Largeur de colonne… demandent une valeur précise ; Ajuster la largeur de colonne fait comme le double-clic. Sélectionne plusieurs colonnes avant : toutes prennent la même largeur.
Un montant affiche ##### ? Ce n'est pas une erreur : la colonne est trop étroite pour le nombre. Élargis-la, tout réapparaît. Un texte trop long, lui, déborde sur la cellule voisine si elle est vide, et se coupe si elle est remplie.
Masquer une colonne la cache sans rien effacer (clic droit sur sa lettre, Masquer). Ses valeurs restent dans les calculs. Pour la réafficher, sélectionne les deux colonnes qui l'entourent, clic droit, Afficher.
Insérer et supprimer des cellules
Ajouter une ligne, retirer une colonne, sans abîmer le tableauDes lignes ou des colonnes entières
- Clic droit sur un en-tête de ligne (le numéro) ou de colonne (la lettre).
- Insérer ajoute une ligne au-dessus (ou une colonne à gauche) ; Supprimer la retire et resserre le tableau.
Quelques cellules seulement
- Sélectionne les cellules, clic droit, Insérer… (ou Supprimer…).
- Excel demande dans quel sens décaler les autres cellules : Décaler les cellules vers le bas ou vers la droite (vers le haut ou vers la gauche pour une suppression).
Supprimer n'est pas effacer. Supprimer retire la cellule et fait glisser les voisines ; la touche Suppr vide seulement le contenu et laisse une case vide. Deux résultats très différents sur un tableau.
Décaler quelques cellules seulement peut désaligner une ligne : un client se retrouve avec le montant de son voisin. Sur un tableau de données, on insère presque toujours des lignes entières.
Enregistrer sous un autre nom
Garder l'original intact et travailler sur une copie| Commande | Ce qu'elle fait | Raccourci |
|---|---|---|
| Enregistrer | Sauvegarde par-dessus le fichier actuel (même nom, même dossier) | Ctrl+S |
| Enregistrer sous | Crée une nouvelle copie : tu choisis un autre nom, un autre dossier ou un autre type de fichier | F12 |
- Fichier › Enregistrer sous (ou F12).
- Choisis le dossier, puis tape le nouveau nom dans le champ du nom de fichier.
- Vérifie le type : Classeur Excel (*.xlsx), sauf raison précise.
- Clique sur Enregistrer : la fenêtre ouverte est désormais la copie.
Le bon ordre. On fait Enregistrer sous avant de modifier. Après coup, les modifications sont déjà dans l'original dès le premier Ctrl+S.
Nommer proprement. Pas d'accents ni de caractères spéciaux, et la date à l'envers pour que l'ordre alphabétique soit aussi chronologique : 2026-04-ventes-datashop.xlsx se range tout seul au bon endroit.
Quiz de fin de séance
Six questions pour vérifier que c'est acquisCes six questions reprennent toute la séance, dans le format et le niveau de la certification TOSA. Réponds sans revenir en arrière : c'est ainsi que tu sauras ce qui est vraiment acquis.
Moins de 4 bonnes réponses sur 6 ? Reprends les modules concernés avant la séance 4. Une question te résiste ? Le bouton d'aide, en bas à droite, transmet ta question à ton intervenant.
STOP exercices. Tu as lu tout l'onglet et répondu à ses questions : arrête-toi ici, ne passe pas encore à l'onglet suivant. En cours, ton intervenant montre l'essentiel sur son écran, puis vous refaites ensemble :
- Les en-têtes qui restent, la zone à imprimer — atelier 1 : demandes 4 et 6 faites, les six sont faites
- Déposer et envoyer — atelier 1 : déposé, meilleur score gardé, mail envoyé
Tu travailles seul ? Fais ces exercices maintenant, sur ton classeur atelier-1-NOM-Prenom.xlsx (page Ateliers), puis passe à l'onglet suivant.